Archive for the ‘fakturowanie’ Category
Przedsiębiorcy coraz częściej wykorzystają w swoich działalnościach rzecz, której nazwa brzmi: faktura proforma formularz. Czym jednak jest ten rodzaj faktury? Otóż, gdyby spojrzeć na ten dokument można by stwierdzić, że niczym nie różni się on od innych rodzajów faktur. Zawiera te same elementy, a więc nazwę sprzedawcy, jego adres i NIP, te same dane na temat nabywcy, datę sprzedaży, wystawienia, termin i rodzaj płatności. Pod spodem widnieje także nazwa towarów i usług, jak również ich ceny jednostkowe, wartości netto, wysokość podatku VAT i wartość brutto. Na samym dole z kolei jest miejsce na podpisy wystawiającego i osoby upoważnionej do odbioru faktur. Jak widać faktura proforma zawiera wszystkie te elementy, które występują na zwykłej fakturze VAT. Tym, co jedynie różni te dwa formularze, jest nazwa. Od bardziej formalnej strony natomiast, trzeba wiedzieć, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Jest ona wystawienia jeszcze przed dokonaniem transakcji, a dopiero jej zrealizowanie staje się podstawą do wypisania prawidłowego dokumentu do rozliczeń. Jeśli przyjedzie nam wystawić tego typu fakturę, dobrze w sieci odnaleźć, co kryje się pod frazami: faktura proforma excel. W ten sposób uda nam się znaleźć przykład, na podstawie którego przekonamy się, że faktycznie nie wiele różni się on od znanego nam wzoru. Jeśli natomiast stwierdzimy, że sami przy pomocy wyłącznie excela nie damy sobie rady z wystawianiem dokumentu, zostaje znaleźć program, dzięki któremu większość pól zostanie automatycznie wypełniona, a nam pozostaje tylko wpisać kluczowe dane.
W myśl obowiązującego obecnie prawa możemy wystawiać faktury on- line i przesyłać je do odbiorców w formie elektronicznej za pośrednictwem EDI czyli elektronicznej wymiany danych. Musimy zapewnić naszym fakturom potwierdzenie ich autentyczności. W tym celu służyć może na przykład podpis elektroniczny. Choć obecnie nie ma nakazu obligującego nas do stosowania tego zabezpieczenia przesyłu faktur elektronicznych, to wydaje się to najrozsądniejszym rozwiązaniem, gdyż każda inna metoda może zostać podważona jako nieskuteczna w ochronie treści fraktury oraz jej autentyczności. Stosując podpis elektroniczny jesteśmy zobowiązani do ubezpieczenia na wypadek gdyby nie spełnił on swojej funkcji. W innych przypadkach nie ma takiego obowiązku ubezpieczeniowego co jeszcze może pogłębić nasz problem na wypadek gdybyśmy wysyłając faktury nie dopełnili obowiązku zapewnienia im ochrony treści i potwierdzenia ich autentyczności.
Pojęcie „podpis elektroniczny” może być rozumiane na kilka sposobów. Podpis elektroniczny może być po prostu zeskanowanym wzorem podpisu i przesłanym pod dokumentem. Tego rodzaju podpisu elektronicznego lepiej nie stosować przy wystawianiu ważnych potwierdzeń między innymi takich jak faktury VAT. Można go na przykład wykorzystać przy przesyłaniu listów, zaproszeń etc., które nie mają większego znaczenia prawnego i nie rzutują na nasze finanse. Najczęściej kiedy mówi się o podpisie elektronicznym stawianym na ważnych dokumentach mamy na myśli tzw. bezpieczny podpis elektroniczny, który dzięki zaawansowanej technice jest trudny do sfałszowania i potwierdza, że właśnie my jesteśmy jego autorami.
Techniki księgowości dzielą się na ręczne i komputerowe. Do form ręcznych zaliczamy formę tabelaryczną tzw. Amerykankę, która polega na prowadzeniu dziennika w którym to dokonuje się chronologicznych zapisów oraz stworzeniu kont, którym przyporządkowuje się poszczególne elementy dziennika w sposób usystematyzowany. Podstawową wadą decydującą w dużej mierze o wykorzystaniu techniki tabelarycznej jest jej prowadzenie przez maksymalnie jedną osobę. Metodę tę stosuje się w małych przedsiębiorstwach.
Technika Przebitkowa może być stosowane przez maszyny. Polega na stworzeniu kartotek którym przyporządkowuje się luźne karty kontowe. W związku w tym w odróżnieniu od wyżej wymienionej techniki, liczba wprowadzanych kont może być dowolna. Technika ta umożliwia podział pracy zwiększając tym samym „wydolność” prowadzonej księgowości.
Księgowość rejestrowa będąca kolejną z technik prowadzenia księgowości wykorzystywana jest przy działaniach masowych, w przedsiębiorstwie gdzie występuje wiele dowodów księgowych tego samego typu. Głównym elementem w przypadku tej techniki jest rejestr przykładowo zakupu i sprzedaży. Liczba rejestrów może być różna w pełni odzwierciedlająca działania odbywające się w firmie. Dzięki wykorzystaniu tej metody następuje bieżące księgowanie dokumentów księgowych w rejestrach według odpowiednich zagadnień co umożliwia przejrzyste nadzorowanie procesu realizacji poszczególnych transakcji. W przypadku tej metody istnieje możliwość podziału pracy wśród wielu pracowników oraz ograniczenie liczby zapisów na kontach.
Dowody księgowe potwierdzają wpisy w naszej Księdze Przychodów i Rozchodów. Najczęściej używane są Faktury VAT oraz dowody wewnętrzne. Zalicza się do nich faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, rachunki oraz dokumenty celne. Za dowody księgowe uważa się także potwierdzenia opłat pocztowych i bankowych oraz inne dowody opłat.
Dowód księgowy powinien posiadać numer, datę wystawienia, zawierać wskazanie wystawcy bądź ewentualnie stron uczestniczących w operacji, przedstawiać przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz wskazanie ilościowe jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych oraz być sporządzony w języku polskim. Jeżeli w dowodzie księgowym kwota wskazana jest w walucie obcej konieczne jest przeliczenie jej na polskie złote o obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie. Wynik trzeba napisać w wolnych polach dowodu lub w załączniku do tego dokumentu. Dowody księgowe należy poprawiać przez skreślenie i podpis osoby która dokonała poprawki. Dowody obce może poprawiać tylko wystawca poprzez wystawienie dowodu korygującego.
INNE DOKUMENTY KSIĘGOWE
Mogą być księgowane bezpośrednio tak jak faktury VAT bądź za pośrednictwem dowodów wewnętrznych. Bezpieczniejszy jest sposób drugi. A mogą to być:
-bilety jednorazowe na przejazd powyżej 50 km- przy krótszych trasach konieczne jest szczegółowe uzasadnienie iż wydatek wynikał z prowadzenia działalności gospodarczej
-dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi
-dokumenty związane z usługami bankowymi i ubezpieczeniowymi zwolnionymi od podatku VAT (na przykład koszty prowizji bankowych)
Na koniec każdego miesiąca lub innego okresy zależnego od intensywności prowadzonej przez nas działalności gospodarczej sporządzamy raport kasowy. Na gotowym druku lub za pomocą specjalnie w tym celu przygotowanej aplikacji komputerowej spisujemy wszystkie nasze przychody i rozchody zapisując je w porządku chronologicznym. W celu poprawnego sporządzenia raportu kasowego niezbędne będzie wpisanie daty operacji będącej naszym przychodem lub rozchodem, następnie zapisujemy numer dowodu księgowego będącego zazwyczaj fakturą VAT, rachunkiem lub innym dowodem zakupu lub sprzedaży. Opisujemy skrótowo co jest przedmiotem zakupu lub sprzedaży a następnie wpisujemy kwotę, na którą opiewa nasze potwierdzenie. Kiedy zapełnimy odpowiednią ilość rubryk lub zakończymy okres kasowy podliczmy kolumny stanowiące o dochodzie i rozchodzie w danym czasie.
Bardzo korzystne dla prawidłowości naszej rachunkowości oraz komfortu jest dokonywanie wpisów na bieżąco. Bardzo łatwo o pomyłkę jeżeli odwlekamy moment podsumowania naszych działań finansowych gromadząc „latające” tu i tam dowody finansowe.
Każdy dowód finansowy musi być na odwrocie prawidłowo opisany i potwierdzony pod względem finansowym oraz merytorycznym przez osoby do tego celu uprawnione. Zazwyczaj będzie to właściciel lub kierownik jednostki oraz główny księgowy lub osoba która odpowiada w firmie za rachunkowość.
Raport kasowy okaże się niezbędnym narzędziem do sporządzenia sprawozdania finansowego na koniec okresu rozliczeniowego.
Faktura VAT RR jest szczególnym rodzajem faktur, które mogą wystawać osoby nabywające produkty rolne lub usługi rolnicze od rolników ryczałtowych.
Rolnik ryczałtowy to taki, który dokonuje sprzedaży produktów rolnych będących owocami własnej działalności bądź też świadczący usługi rolnicze przy tym korzystając ze zwolnienia z podatku z wyjątkiem rolnika zobowiązanego do prowadzenia pełnej księgowości.
Fakturę VAT RR wystawia kupujący będący płatnikiem VAT.
Faktura VAT RR musi zawierać dokładne dane dostawcy i nabywcy. Będą to imiona i nazwiska lub też nazwy oraz adresy. NIP lub też PESEL. Numer dowodu osobistego lub innego dokumentu dostawcy w wypadku gdy jest on osobą fizyczną, datę wydania tego dowodu i nazwę organu wydającego. Datę nabycia oraz datę wystawienia faktury VAT RR. Nazwę zakupionych produktów, ich cenę bez kwoty zryczałtowanego podatku. Wartość produktów wraz oraz bez podatku oraz stawkę zryczałtowanego podatku, kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości zakupionych produktów, kwotę należności ogółem zawierającą kwotę zryczałtowanego podatku. Należy kwotę wyrazić słownie i cyfrowo. Konieczne są również czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury. Należy zawrzeć także oświadczenie poniższej treści „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym i jestem zwolniony z podatku od towarów i usług na podstawie artykułu 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.” W przypadku umów długoterminowych oświadczenie takie może zostać złożone jednorazowo. Dokument taki sporządza się w dwóch egzemplarzach a oryginał otrzymuje nabywca
Prowadząc działalność gospodarczą mamy obowiązek w prowadzeniu naszej dokumentacji stosować się do zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Musimy udostępnić naszą dokumentację księgową do kontroli uprawnionych organów.
Aby kontrola uznała, że nasza księga Przychodów i Rozchodów prowadzona jest w sposób wadliwy musi stwierdzić, że błędy w niej zawarte mają istotne znaczenie.
Księga zostanie uznana za wadliwa jeżeli poprawki w zapisach dokonywane są w sposób niezgodny z rozporządzeniem ministra (należy błąd przekreślić i postawić podpis) czyli błąd jest zaklejony, zacierany czy zamazany.
W kwestii rzetelnego prowadzenia księgi ważne jest aby źle wpisane kwoty przychodu nie przekraczały łącznie 0.5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub za jego część do dnia stwierdzenia przez kontrolę błędów. Nie musimy obawiać się też jeżeli brak zapisów spowodowany jest nieszczęśliwym zdarzeniem losowym lub wypadkiem lub też jeśli błędy są omyłkowe co można potwierdzić dowodami księgowymi. Rzetelna będzie też księga nawet jeśli znajdzie się w niej błąd powodujący podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania. Nie mamy też powodów do obaw jeżeli poprawiliśmy istniejące błędy lub uzupełniliśmy braki przed rozpoczęciem kontroli
Księga okaże się nierzetelna jeżeli wpisy do niej nie zostały dokonane w odpowiednim terminie. Przy badaniu rzetelności nie jest ważne czy podatnik świadomie nie wpisał wymaganych dokumentów w odpowiednim terminie czy też się pomylił. Jedynie zdarzenie takie jak choroba może zostać wzięty pod uwagę.
Jednym ze sposobów ewidencji gospodarczej jest rachunkowość. Składa się z księgowości, rachunku kosztów oraz przedstawiania sprawozdań. Polega na przedstawianiu danych, które należy grupować, interpretować i wyrażać w formie pieniężnej oraz na przedstawianiu za pomocą bilansu danych liczbowych ogólnych i szczegółowych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej. W skład rachunkowości wchodzi również prezentowanie informacji o sytuacji gospodarczej i majątkowej firmy.
Prowadzenie rachunkowości wymaga od na niezbędnej wiedzy dotyczącej prawa finansowego w kraju oraz umiejętności prowadzenia ksiąg rachunkowych, obsługi programów księgowych, wypełniania faktur, archiwizowania danych, opisywania dowodów księgowych i sporządzania poprawnego sprawozdania finansowego. Istnieją spore różnice w rachunkowości w zależności od tego czy dana jednostka prowadzi pełną księgowość czy też jej uproszczoną formę w postaci książki przychodów i rozchodów. Aby prowadzić pełną księgowość niezbędne jest zatrudnienie głównego księgowego, który wszystkie operacje rachunkowe w naszej firmie będzie firmował swoim nazwiskiem. Księgowy taki ponosi odpowiedzialność karną za możliwe zaistniałe nieprawidłowości w naszej dokumentacji finansowej. Prowadzenie rachunkowości uproszczonej czyli uzupełnianie książki przychodów i rozchodów nie jest już tak wymagające i spokojnie możemy sami poradzić sobie z jej obsługą lub też skorzystać z pomocy biura rachunkowego. W tym ostatnim przypadku pod warunkiem, że podpiszemy stosowna umowę to biuro rachunkowe będzie ponosić odpowiedzialność jeśli z jego winy zaistnieją błędy w naszych dokumentach.
Kiedy prowadzimy firmę wystawiamy faktury dla odbiorców naszych usług lub osób zakupujących u nas towary. Powinniśmy zbierać też wszystkie inne potwierdzenia naszej działalności do których to zaliczymy różnego rodzaju bilety, koszty paliwa i opłaty parkingowe oraz opłaty za korzystanie z płatnych dróg będące częścią poleceń wyjazdów służbowych. Wyjazdy służbowe wykonujemy osobiście lub zlecamy osobom zatrudnionym w naszej firmie. Wszystkie te opłaty są częścią kosztów prowadzenia naszej działalności. Do kosztów tych wliczymy też czynsz i inne opłaty za media z których korzystamy w ramach prowadzenia firmy. Przydatna w tym wypadku będzie umowa najmu oraz inne umowy zawarte z dostawcami usług niezbędnych nam w miejscu prowadzenia działalności. Jeżeli prowadzimy działalność w miejscu naszego zamieszkania w kosztach prowadzenia firmy możemy ująć część czynszu oraz innych opłat wykorzystanych w celu funkcjonowania naszej firmy. Jeżeli decydujemy się na tego typu rozwiązanie musimy w sposób rzeczowy i logiczny uzasadnić dlaczego właśnie ta a nie inna cześć opłat została przez nas zakwalifikowana do kosztów prowadzenia działalności.
Wszystkie faktury oraz inne dowody finansowe będące poświadczeniem naszych rozchodów, które bezpośrednio wpisujemy do naszej księgi przychodów i rozchodów lub do raportu kasowego lub za pośrednictwem dowodów wewnętrznych, musimy należycie opisać ze względu na cel spożytkowania produktów lub usług o których świadczą. Dowody finansowe opisujemy na ich odwrocie jasno i rzeczowo wyjaśniając co i w jakim celu zakupiliśmy.
Podatek VAT można odliczać od zakupu materiałów w momencie jeżeli mają one posłużyć do wykonania towarów lub usług, które podlegają opodatkowaniu.
Jak dotąd należało uważać na nie zarejestrowanych wystawców faktur gdyż wtedy nie możliwe było odzyskanie VAT-u.
Podatnik nie ma już obowiązku sprawdzania kontrahenta czy zarejestrował się w Urzędzie Skarbowym i płaci VAT. Jak wiadomo było to wcześniej konieczne aby uzyskać zwrot podatku VAT. Zmiany wprowadzone są w celu dostosowania naszego prawa do wymogów Unii Europejskiej.
Pojawia się tylko konieczność ustalenia miejsca świadczenia usług w zależności czy jest nabywca jest podatnikiem. Przedsiębiorca będzie musiał zweryfikować status sojego kontrahenta.
Co więcej możliwe będzie wybranie opodatkowania w Unii za pomocą podania dostawcy numeru VAT Unii Europejskiej. Uregulowane zostaje także miejsce świadczenia usług transportu towarów. Uregulowano miejsce świadczenia tych usług precyzując tu podatników polskich gdy transport wykonywany jest na terenie naszego kraju lub podatników z innych krajów jeśli transport dotyczy krajów trzecich spoza Unii Europejskiej.
Zmodyfikowane zostały także pojęcia: eksport towarów oraz usługi elektroniczne oraz zostały ujednolicone takie definicje jak: siedziba działalności gospodarczej, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, stałe miejsce zamieszkania, zwykłe miejsce pobytu.
Wprowadzone zmiany w większości więc będą miały charakter jedynie techniczny jednak te znoszące konieczność sprawdzania rejestracji w Urzędzie Skarbowym z pewnością znacznie ułatwią życie polskiemu przedsiębiorcy.