Rachunkowość online

Prowadząc działalność gospodarczą mamy obowiązek w prowadzeniu naszej dokumentacji stosować się do zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Musimy udostępnić naszą dokumentację księgową do kontroli uprawnionych organów.

Aby kontrola uznała, że nasza księga Przychodów i Rozchodów prowadzona jest w sposób wadliwy musi stwierdzić, że błędy w niej zawarte mają istotne znaczenie.

Księga zostanie uznana za wadliwa jeżeli poprawki w zapisach dokonywane są w sposób niezgodny z rozporządzeniem ministra (należy błąd przekreślić i postawić podpis) czyli błąd jest zaklejony, zacierany czy zamazany.

W kwestii rzetelnego prowadzenia księgi ważne jest aby źle wpisane kwoty przychodu nie przekraczały łącznie 0.5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub za jego część do dnia stwierdzenia przez kontrolę błędów. Nie musimy obawiać się też jeżeli brak zapisów spowodowany jest nieszczęśliwym zdarzeniem losowym lub wypadkiem lub też jeśli błędy są omyłkowe co można potwierdzić dowodami księgowymi. Rzetelna będzie też księga nawet jeśli znajdzie się w niej błąd powodujący podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania. Nie mamy też powodów do obaw jeżeli poprawiliśmy istniejące błędy lub uzupełniliśmy braki przed rozpoczęciem kontroli

Księga okaże się nierzetelna jeżeli wpisy do niej nie zostały dokonane w odpowiednim terminie. Przy badaniu rzetelności nie jest ważne czy podatnik świadomie nie wpisał wymaganych dokumentów w odpowiednim terminie czy też się pomylił. Jedynie zdarzenie takie jak choroba może zostać wzięty pod uwagę.

       Jednym ze sposobów ewidencji gospodarczej jest rachunkowość. Składa się z księgowości, rachunku kosztów oraz przedstawiania sprawozdań. Polega na przedstawianiu danych, które należy grupować, interpretować i wyrażać w formie pieniężnej oraz na przedstawianiu za pomocą bilansu danych liczbowych ogólnych i szczegółowych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej. W skład rachunkowości wchodzi również prezentowanie informacji o sytuacji gospodarczej i majątkowej firmy. 

Prowadzenie rachunkowości wymaga od na niezbędnej wiedzy dotyczącej prawa finansowego w kraju oraz umiejętności prowadzenia ksiąg rachunkowych, obsługi programów księgowych, wypełniania faktur, archiwizowania danych, opisywania dowodów księgowych i sporządzania poprawnego sprawozdania finansowego. Istnieją spore różnice w rachunkowości w zależności od tego czy dana jednostka prowadzi pełną księgowość czy też jej uproszczoną formę w postaci książki przychodów i rozchodów. Aby prowadzić pełną księgowość niezbędne jest zatrudnienie głównego księgowego, który wszystkie operacje rachunkowe w naszej firmie będzie firmował swoim nazwiskiem. Księgowy taki ponosi odpowiedzialność karną za możliwe zaistniałe nieprawidłowości w naszej dokumentacji finansowej. Prowadzenie rachunkowości uproszczonej czyli uzupełnianie książki przychodów i rozchodów nie jest już tak wymagające i spokojnie możemy sami poradzić sobie z jej obsługą lub też skorzystać z pomocy biura rachunkowego. W tym ostatnim przypadku pod warunkiem, że podpiszemy stosowna umowę to biuro rachunkowe będzie ponosić odpowiedzialność jeśli z jego winy zaistnieją błędy w naszych dokumentach.

Kiedy prowadzimy firmę wystawiamy faktury dla odbiorców naszych usług lub osób zakupujących u nas towary. Powinniśmy zbierać też wszystkie inne potwierdzenia naszej działalności do których to zaliczymy różnego rodzaju bilety, koszty paliwa i opłaty parkingowe oraz opłaty za korzystanie z płatnych dróg będące częścią poleceń wyjazdów służbowych. Wyjazdy służbowe wykonujemy osobiście lub zlecamy osobom zatrudnionym w naszej firmie. Wszystkie te opłaty są częścią kosztów prowadzenia naszej działalności. Do kosztów tych wliczymy też czynsz i inne opłaty za media z których korzystamy w ramach prowadzenia firmy. Przydatna w tym wypadku będzie umowa najmu oraz inne umowy zawarte z dostawcami usług niezbędnych nam w miejscu prowadzenia działalności. Jeżeli prowadzimy działalność w miejscu naszego zamieszkania w kosztach prowadzenia firmy możemy ująć część czynszu oraz innych opłat wykorzystanych w celu funkcjonowania naszej firmy. Jeżeli decydujemy się na tego typu rozwiązanie musimy w sposób rzeczowy i logiczny uzasadnić dlaczego właśnie ta a nie inna cześć opłat została przez nas zakwalifikowana do kosztów prowadzenia działalności.

Wszystkie faktury oraz inne dowody finansowe będące poświadczeniem naszych rozchodów, które bezpośrednio wpisujemy do naszej księgi przychodów i rozchodów lub do raportu kasowego lub za pośrednictwem dowodów wewnętrznych, musimy należycie opisać ze względu na cel spożytkowania produktów lub usług o których świadczą. Dowody finansowe opisujemy na ich odwrocie jasno i rzeczowo wyjaśniając co i w jakim celu zakupiliśmy.

Podatek VAT można odliczać od zakupu materiałów w momencie jeżeli mają one posłużyć do wykonania towarów lub usług, które podlegają opodatkowaniu.

Jak dotąd należało uważać na nie zarejestrowanych wystawców faktur gdyż wtedy nie możliwe było odzyskanie VAT-u.

Podatnik nie ma już obowiązku sprawdzania kontrahenta czy zarejestrował się w Urzędzie Skarbowym i płaci VAT. Jak wiadomo było to wcześniej konieczne aby uzyskać zwrot podatku VAT.  Zmiany wprowadzone są w celu dostosowania naszego prawa do wymogów Unii Europejskiej.

Pojawia się tylko konieczność ustalenia miejsca świadczenia usług w zależności czy jest nabywca jest podatnikiem. Przedsiębiorca będzie musiał zweryfikować status sojego kontrahenta.

Co więcej możliwe będzie wybranie opodatkowania w Unii za pomocą podania dostawcy numeru VAT Unii Europejskiej. Uregulowane zostaje także miejsce świadczenia usług transportu towarów. Uregulowano miejsce świadczenia tych usług precyzując tu podatników polskich gdy transport wykonywany jest na terenie naszego kraju lub podatników z innych krajów jeśli transport dotyczy krajów trzecich spoza Unii Europejskiej.

Zmodyfikowane zostały także pojęcia: eksport towarów oraz usługi elektroniczne oraz zostały ujednolicone takie definicje jak: siedziba działalności gospodarczej, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, stałe miejsce zamieszkania, zwykłe miejsce pobytu.

Wprowadzone zmiany w większości więc będą miały charakter jedynie techniczny jednak te znoszące konieczność sprawdzania rejestracji w Urzędzie Skarbowym z pewnością znacznie ułatwią życie polskiemu przedsiębiorcy.

Decydując się na kartę podatkową nie musimy składać deklaracji podatkowych. W odróżnieniu od pozostałych form opodatkowania nie prowadzimy ewidencji co znacznie ułatwia prowadzenie naszej księgowości. Jesteśmy zobowiązani do opłacania co miesiąc składki podatku wyznaczonej nam przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Do naszych obowiązków będzie należeć wystawianie dla klienta rachunku lub faktury VAT potwierdzającej dokonanie przez nas sprzedaży bądź usługi. Naturalnie jak w każdym innym wypadku konieczne będzie przechowywanie kopii tych dokumentów przez okres 5 lat. Aby odprowadzić podatek za pomocą karty podatkowej konieczne będzie złożenie wniosku nie później niż do 20 stycznia danego roku. W tym celu należy skorzystać z formularza PIT- 16.

Jeżeli rozpoczynamy właśnie działalność gospodarczą to przed jej rozpoczęciem konieczne będzie wypełnienie formularza PIT- 16.

Rozliczamy się w Urzędzie właściwym co do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej a jeśli takie nie zostało podane to według miejsca zamieszkania.

Na koniec roku podatkowego konieczne będzie złożenie deklaracji w urzędzie skarbowym o wysokości składki jaką uregulowaliśmy na poczet ubezpieczenia zdrowotnego i jaka została odliczona od karty podatkowej w każdym miesiącu. W tym celu posłuży nam druk PIT- 15 A.

Za kartą podatkową przemawia minimum koniecznych formalności związanych z taką formą rozliczenia jednak wadą karty jest to, że wydaje się kompletnie nieopłacalna kiedy w firmie niektóre miesiące naszej działalności przynoszą straty. Wówczas i tak jesteśmy zobowiązani do zapłacenia ustalonej co miesięcznej składki.

Księgowość on-line to na pewno spora oszczędność kosztów w porównaniu z biurem rachunkowym któremu powierzamy prowadzenie naszych finansów. Ważne jest jednak to, że korzystanie z księgowości on-line to nic innego jak korzystanie z serwisu który ułatwia nam prowadzenie księgowości przez nas samych co nie jest równoznaczne z usługami świadczonymi przez biura księgowe. Nie ulega wątpliwości że biuro rachunkowe to znaczna wygoda i z pewnością , a przynajmniej miejmy nadzieję, pełna kompetencja. Mimo to warto rozważyć kwestię księgowości on- line gdyż oszczędności z tego tytułu liczone mogą sięgać setek a nawet tysięcy złotych miesięcznie. Wielkość zaoszczędzonej przez nas kwoty jest ściśle zależna od ilości dokumentów jaką miesięcznie generuje nasza firma oraz od jej wielkości co jest ze sobą w pewnym sensie powiązane.

Miesięczny koszt księgowości internetowej przeznaczonej dla mikroprzedsiębiorstw i małych firm to około 50 złotych. Z księgowości on line mogą korzystać podatnicy korzystający z księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji VAT. Porównując tą cenę z kwotą jaką należałoby uiścić w biurze rachunkowym, a jest ona rzędu 200, 400 złotych to przeliczając roczną oszczędność zauważymy sporą kwotę mającą szczególne znaczenie w przypadku dzisiejszego kryzysu.

Przy podejmowaniu decyzji przy wyborze sposobu prowadzenia księgowości należy wziąć pod uwagę iż korzystając z usług biura rachunkowego, właściciel firmy nie martwi się o rozliczenia, bo to biuro księguje dokumenty. W przypadku popełnienia błędu przez biuro klient może domagać się od niego odszkodowania, bo każde biuro ma obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jeśli podatnik sam prowadzi księgi, ponosi za nie pełną odpowiedzialność.

  Dzisiaj w momencie rosnącej popularności księgowości internetowej wiele osób poszukuje dla swojej firmy najefektywniejszego programu do wystawiania faktur, który znacznie ułatwi wystawianie faktur VAT.

Główną zaletą programów do wystawiania faktur jest zautomatyzowanie obsługi zamówień, sprzedaży, zakupów, płatności i rozliczeń. Programy które przenoszą część przetwarzania danych na serwer charakteryzują się dużą wydajnością. W szczególności jeśli umożliwiają wykorzystanie bezpłatnego serwera baz danych. Warto zwrócić też uwagę czy program przystosowany jest tylko do obsługi w środowisku Microsoft czy też umożliwia pracę na przykład w systemie Linux co w znacznym stopniu może obniżyć koszty wdrożenia.

Przy wyborze programu warto też zastanowić się nad przystosowaniem jednego z nich do naszych potrzeb ponieważ nie wszystkie z nich przeznaczone są dla firm prowadzących gospodarkę magazynową. Nie wszystkie programy obsługują urządzenia fiskalne co może mieć spore znaczenie dla potencjalnego użytkownika. Warto też zauważyć, że programy bezpłatne z reguły są przeznaczone do testowania jedynie przez 30 dni bądź też przedstawione są w wersji znacznie okrojonej. Lepiej więc od razu zdecydować się na program dobrej jakości, zamiast inwestować swój czas w niesprawdzone wersje testowe tylko rzekomo będące programem bezpłatnym. Dobrze też zainteresować się instrukcją jasno przedstawiającą wszystkie funkcje programu gdyż nie zawsze jawi się to jako oczywiste.

Faktura elektroniczna w 2005 roku dzięki rozporządzeniu ministra finansów została zrównana z fakturą tradycyjną w formie papierowej. Za pomocą e- faktury można tak samo jak za pomocą faktury tradycyjnej rozliczać się z fiskusem.             Podstawowym warunkiem stosowania e- faktury jest uzyskanie zgody kontrahentów. Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać ich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną.             E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wystawianie, przesyłanie, przyjmowanie i przechowywanie faktur elektronicznych odbywa się obecnie w dowolnym formacie elektronicznym (m.in. PDF). E-fakturę można przesyłać zarówno przy wykorzystaniu e-podpisu lub systemu EDI i uzyskanie akceptacji tej formy przez kontrahenta lub też można przesłać w formie dokumentu Internetowego bez konieczności certyfikowania bezpiecznym podpisem elektronicznym– oczywiście pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez kontrahenta dla którego ma być ona wystawiona oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zważywszy na to że podpis elektroniczny to zawsze dodatkowy koszt dla przedsiębiorcy nie zatrudniającego pracowników lub zatrudniającego ich nie więcej niż pięć osób wprowadzenie takich zasad jest znacznym udogodnieniem. Jeśli chodzi o potwierdzenie w tym wypadku autentyczności to dochodzi do niej w drodze wzajemnego porozumienia między wystawiającym fakturę a jej odbiorcom.