Archive for the ‘rachunkowość online’ Category
W myśl obowiązującego obecnie prawa możemy wystawiać faktury on- line i przesyłać je do odbiorców w formie elektronicznej za pośrednictwem EDI czyli elektronicznej wymiany danych. Musimy zapewnić naszym fakturom potwierdzenie ich autentyczności. W tym celu służyć może na przykład podpis elektroniczny. Choć obecnie nie ma nakazu obligującego nas do stosowania tego zabezpieczenia przesyłu faktur elektronicznych, to wydaje się to najrozsądniejszym rozwiązaniem, gdyż każda inna metoda może zostać podważona jako nieskuteczna w ochronie treści fraktury oraz jej autentyczności. Stosując podpis elektroniczny jesteśmy zobowiązani do ubezpieczenia na wypadek gdyby nie spełnił on swojej funkcji. W innych przypadkach nie ma takiego obowiązku ubezpieczeniowego co jeszcze może pogłębić nasz problem na wypadek gdybyśmy wysyłając faktury nie dopełnili obowiązku zapewnienia im ochrony treści i potwierdzenia ich autentyczności.
Pojęcie „podpis elektroniczny” może być rozumiane na kilka sposobów. Podpis elektroniczny może być po prostu zeskanowanym wzorem podpisu i przesłanym pod dokumentem. Tego rodzaju podpisu elektronicznego lepiej nie stosować przy wystawianiu ważnych potwierdzeń między innymi takich jak faktury VAT. Można go na przykład wykorzystać przy przesyłaniu listów, zaproszeń etc., które nie mają większego znaczenia prawnego i nie rzutują na nasze finanse. Najczęściej kiedy mówi się o podpisie elektronicznym stawianym na ważnych dokumentach mamy na myśli tzw. bezpieczny podpis elektroniczny, który dzięki zaawansowanej technice jest trudny do sfałszowania i potwierdza, że właśnie my jesteśmy jego autorami.
Jednym ze sposobów ewidencji gospodarczej jest rachunkowość. Składa się z księgowości, rachunku kosztów oraz przedstawiania sprawozdań. Polega na przedstawianiu danych, które należy grupować, interpretować i wyrażać w formie pieniężnej oraz na przedstawianiu za pomocą bilansu danych liczbowych ogólnych i szczegółowych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej. W skład rachunkowości wchodzi również prezentowanie informacji o sytuacji gospodarczej i majątkowej firmy.
Prowadzenie rachunkowości wymaga od na niezbędnej wiedzy dotyczącej prawa finansowego w kraju oraz umiejętności prowadzenia ksiąg rachunkowych, obsługi programów księgowych, wypełniania faktur, archiwizowania danych, opisywania dowodów księgowych i sporządzania poprawnego sprawozdania finansowego. Istnieją spore różnice w rachunkowości w zależności od tego czy dana jednostka prowadzi pełną księgowość czy też jej uproszczoną formę w postaci książki przychodów i rozchodów. Aby prowadzić pełną księgowość niezbędne jest zatrudnienie głównego księgowego, który wszystkie operacje rachunkowe w naszej firmie będzie firmował swoim nazwiskiem. Księgowy taki ponosi odpowiedzialność karną za możliwe zaistniałe nieprawidłowości w naszej dokumentacji finansowej. Prowadzenie rachunkowości uproszczonej czyli uzupełnianie książki przychodów i rozchodów nie jest już tak wymagające i spokojnie możemy sami poradzić sobie z jej obsługą lub też skorzystać z pomocy biura rachunkowego. W tym ostatnim przypadku pod warunkiem, że podpiszemy stosowna umowę to biuro rachunkowe będzie ponosić odpowiedzialność jeśli z jego winy zaistnieją błędy w naszych dokumentach.
Księgowość on-line to na pewno spora oszczędność kosztów w porównaniu z biurem rachunkowym któremu powierzamy prowadzenie naszych finansów. Ważne jest jednak to, że korzystanie z księgowości on-line to nic innego jak korzystanie z serwisu który ułatwia nam prowadzenie księgowości przez nas samych co nie jest równoznaczne z usługami świadczonymi przez biura księgowe. Nie ulega wątpliwości że biuro rachunkowe to znaczna wygoda i z pewnością , a przynajmniej miejmy nadzieję, pełna kompetencja. Mimo to warto rozważyć kwestię księgowości on- line gdyż oszczędności z tego tytułu liczone mogą sięgać setek a nawet tysięcy złotych miesięcznie. Wielkość zaoszczędzonej przez nas kwoty jest ściśle zależna od ilości dokumentów jaką miesięcznie generuje nasza firma oraz od jej wielkości co jest ze sobą w pewnym sensie powiązane.
Miesięczny koszt księgowości internetowej przeznaczonej dla mikroprzedsiębiorstw i małych firm to około 50 złotych. Z księgowości on line mogą korzystać podatnicy korzystający z księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji VAT. Porównując tą cenę z kwotą jaką należałoby uiścić w biurze rachunkowym, a jest ona rzędu 200, 400 złotych to przeliczając roczną oszczędność zauważymy sporą kwotę mającą szczególne znaczenie w przypadku dzisiejszego kryzysu.
Przy podejmowaniu decyzji przy wyborze sposobu prowadzenia księgowości należy wziąć pod uwagę iż korzystając z usług biura rachunkowego, właściciel firmy nie martwi się o rozliczenia, bo to biuro księguje dokumenty. W przypadku popełnienia błędu przez biuro klient może domagać się od niego odszkodowania, bo każde biuro ma obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jeśli podatnik sam prowadzi księgi, ponosi za nie pełną odpowiedzialność.
Dzisiaj w momencie rosnącej popularności księgowości internetowej wiele osób poszukuje dla swojej firmy najefektywniejszego programu do wystawiania faktur, który znacznie ułatwi wystawianie faktur VAT.
Główną zaletą programów do wystawiania faktur jest zautomatyzowanie obsługi zamówień, sprzedaży, zakupów, płatności i rozliczeń. Programy które przenoszą część przetwarzania danych na serwer charakteryzują się dużą wydajnością. W szczególności jeśli umożliwiają wykorzystanie bezpłatnego serwera baz danych. Warto zwrócić też uwagę czy program przystosowany jest tylko do obsługi w środowisku Microsoft czy też umożliwia pracę na przykład w systemie Linux co w znacznym stopniu może obniżyć koszty wdrożenia.
Przy wyborze programu warto też zastanowić się nad przystosowaniem jednego z nich do naszych potrzeb ponieważ nie wszystkie z nich przeznaczone są dla firm prowadzących gospodarkę magazynową. Nie wszystkie programy obsługują urządzenia fiskalne co może mieć spore znaczenie dla potencjalnego użytkownika. Warto też zauważyć, że programy bezpłatne z reguły są przeznaczone do testowania jedynie przez 30 dni bądź też przedstawione są w wersji znacznie okrojonej. Lepiej więc od razu zdecydować się na program dobrej jakości, zamiast inwestować swój czas w niesprawdzone wersje testowe tylko rzekomo będące programem bezpłatnym. Dobrze też zainteresować się instrukcją jasno przedstawiającą wszystkie funkcje programu gdyż nie zawsze jawi się to jako oczywiste.
Faktura elektroniczna w 2005 roku dzięki rozporządzeniu ministra finansów została zrównana z fakturą tradycyjną w formie papierowej. Za pomocą e- faktury można tak samo jak za pomocą faktury tradycyjnej rozliczać się z fiskusem. Podstawowym warunkiem stosowania e- faktury jest uzyskanie zgody kontrahentów. Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać ich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wystawianie, przesyłanie, przyjmowanie i przechowywanie faktur elektronicznych odbywa się obecnie w dowolnym formacie elektronicznym (m.in. PDF). E-fakturę można przesyłać zarówno przy wykorzystaniu e-podpisu lub systemu EDI i uzyskanie akceptacji tej formy przez kontrahenta lub też można przesłać w formie dokumentu Internetowego bez konieczności certyfikowania bezpiecznym podpisem elektronicznym– oczywiście pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez kontrahenta dla którego ma być ona wystawiona oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zważywszy na to że podpis elektroniczny to zawsze dodatkowy koszt dla przedsiębiorcy nie zatrudniającego pracowników lub zatrudniającego ich nie więcej niż pięć osób wprowadzenie takich zasad jest znacznym udogodnieniem. Jeśli chodzi o potwierdzenie w tym wypadku autentyczności to dochodzi do niej w drodze wzajemnego porozumienia między wystawiającym fakturę a jej odbiorcom.